Avviso di selezione per un contratto a termine per sostituzione maternità

AVVISO SCADUTO

Sommario

• Ruolo: impiegato/a – addetto/a segreteria progetti e convegni
• Tipologia contrattuale: CCNL Terziario Distribuzione e Servizi – full time
• Durata: 5 mesi, eventualmente prorogabile
• Inizio collaborazione prevista: presumibilmente 5 ottobre 
• Sede: IAI sede, Roma, Zona Centro Storico - Via dei Montecatini, 17
• Chiusura del bando: 15 settembre 2022

Principali responsabilità

Nell’ambito delle attività dei suoi programmi di ricerca, lo IAI è alla ricerca di un addetto/a segreteria progetti e convegni  che, rispondendo direttamente a Responsabili di programma, ricoprirà – a mero titolo esemplificativo e non esaustivo - le seguenti mansioni salva la previsione di cui all’art. 2103 Cod. Civ.:

• fornire supporto ai Programmi di ricerca nell’ambito delle loro attività, coordinandosi con il team scientifico ed amministrativo IAI, con le reti europee di ricerca e con gli interlocutori esterni
• pianificare ed organizzare eventi in sedi nazionali, europee ed extra europee, incluse attività quali: predisposizione del budget, supporto alla definizione dell’agenda, cura della logistica (sale, catering, viaggi e hotel ecc), rapporti con relatori e fornitori, invio degli inviti e dei documenti di supporto, gestione delle presenze, gestione amministrativa dei rimborsi, supporto alla redazione delle relazioni di sintesi
• organizzare viaggi
• curare la documentazione e gli aspetti amministrativi dei progetti, degli eventi e dei viaggi, dal budget alla rendicontazione finale, in coordinamento con l’Ufficio Progetti e l’ Amministrazione
• curare i contatti con gli interlocutori (sponsor, relatori, partner ecc.)
• gestire le chiamate in arrivo e l’accoglienza degli ospiti relativi ai Programmi succitati
• creare e/o aggiornare database quando richiesto
• coordinarsi con l’Ufficio Comunicazione per la promozione di eventi e progetti.
   

Competenze e qualifiche richieste

• data di nascita successiva al 1981
• diploma di istruzione superiore
• precedenti esperienze in ruoli di segreteria e assistenza congressuale
• pregressa esperienza professionale in organizzazione di meeting internazionali in località italiane, europee ed extra-europee
• ottima conoscenza della lingua inglese, scritta e parlata (livello C1/C2)
• competenze informatiche (sistema Windows e applicativi): Zoom, Bluejeans, Webex, MS Office, piattaforme di mail marketing.

Costituiscono titolo preferenziale

• Laurea triennale o magistrale, meglio se in Scienze Politiche e delle Relazioni Internazionali
• pregressa esperienza professionale in progetti finanziati dall’UE

Completano il profilo

• Capacità di lavorare in gruppo
• capacità di lavorare per obiettivi
• capacità di gestire più progetti contemporaneamente
• capacità di rispettare scadenze ravvicinate
• riservatezza, flessibilità, rispetto delle procedure
• buone capacità di comunicazione scritta e orale.

Cosa offriamo

• Ambiente di lavoro stimolante 
• Opportunità di crescita professionale
• Autonomia operativa
   

Come candidarsi

I candidati interessati sono pregati di far pervenire non oltre il 15 settembre 2022 all’indirizzo placement(at)iai.it la seguente documentazione esclusivamente in formato .pdf:

• curriculum vitae con esplicita autorizzazione al trattamento dei dati personali ai sensi del GDPR 2016/679
• breve lettera di presentazione
• eventuali referenze
• modulo di consenso al trattamento dei dati personali firmato (download).

Nell’oggetto dell’email dovrà essere indicato: COGNOME – Rif. Sostituzione maternità.
I colloqui si svolgeranno a partire dal 20 settembre 2022 nella sede dello IAI o telematicamente. Nel corso del colloquio potrebbe essere prevista una prova pratica.

Non saranno inviate comunicazioni ai candidati non selezionati, che ringraziamo fin da ora per l’interesse mostrato.

Il presente annuncio è rivolto ad entrambi i sessi, ai sensi delle leggi 903/77 e 125/91 e a persone di tutte le nazionalità ai sensi dei decreti legislativi 215/03 e 216/03.