Avviso di selezione - segreteria convegni e progetti
AVVISO SCADUTO
Sommario
- Ruolo: addetto/a segreteria progetti e convegni
- Tipologia contrattuale: IV livello CCNL Terziario Distribuzione e Servizi – full time
- Durata: 7,5 mesi, con possibilità di rinnovo
- Inizio collaborazione prevista: indicativamente 15 maggio
- Sede: IAI sede, Roma, Zona Centro Storico - Via dei Montecatini, 17
- Chiusura del bando: 28 aprile 2023
Principali responsabilità
Nell’ambito delle attività dei suoi programmi di ricerca, lo IAI è alla ricerca di un addetto/a segreteria progetti e convegni che ricoprirà – a mero titolo esemplificativo e non esaustivo - le seguenti mansioni salva la previsione di cui all’art. 2103 Cod. Civ.:
- pianificare ed organizzare eventi in sedi nazionali, europee ed extra europee, incluse attività quali: predisposizione del budget, supporto alla definizione dell’agenda, cura della logistica (sale, catering, viaggi e hotel ecc), rapporti con relatori e fornitori, invio degli inviti e dei documenti di supporto, gestione delle presenze, gestione amministrativa dei rimborsi, supporto alla redazione delle relazioni di sintesi
- organizzare viaggi
- curare la documentazione e gli aspetti amministrativi dei progetti, degli eventi e dei viaggi, dal budget alla rendicontazione finale, in coordinamento con l’Ufficio Progetti e l’ Amministrazione
- curare i contatti con gli interlocutori (sponsor, relatori, partner ecc.)
- fornire supporto ai Programmi di ricerca nell’ambito delle loro attività, coordinandosi con il team scientifico ed amministrativo IAI e con gli interlocutori esterni
- gestire le chiamate in arrivo e l’accoglienza degli ospiti relativi ai Programmi succitati
- creare e/o aggiornare database quando richiesto
- coordinarsi con l’Ufficio Comunicazione per la promozione di eventi e progetti.
Competenze e qualifiche richieste
- diploma di istruzione superiore
- ottima conoscenza della lingua inglese, scritta e parlata (livello C1/C2)
- precedenti esperienze in ruoli di segreteria e assistenza congressuale
- pregressa esperienza professionale in organizzazione di meeting internazionali in località italiane, europee ed extra-europee
- competenze informatiche (sistema Windows e applicativi): Zoom, Bluejeans, Webex, MS Office, piattaforme di mail marketing.
Costituiscono titolo preferenziale
- ottima conoscenza di una seconda lingua straniera
- pregressa esperienza professionale in progetti finanziati dall’UE
Completano il profilo
- Capacità di lavorare in gruppo
- capacità di lavorare per obiettivi
- capacità di gestire più progetti contemporaneamente
- capacità di rispettare scadenze ravvicinate
- riservatezza, flessibilità, rispetto delle procedure
- buone capacità di comunicazione scritta e orale.
Come candidarsi
I candidati interessati sono pregati di far pervenire entro il 1° maggio 2023, ore 23:59 CET all’indirizzo placement(at)iai.it la seguente documentazione esclusivamente in formato .pdf, possibilmente in un unico file:
- curriculum vitae
- breve lettera di presentazione
- eventuali referenze
- modulo di consenso al trattamento dei dati personali firmato (download).
I documenti di cui sopra possono essere redatti anche in inglese. Non sono richiesti attestati di studio. Il candidato può aggiungere, se lo desidera, anche una videoclip di presentazione di non più di 2 minuti.
Nell’oggetto dell’email dovrà essere indicato: COGNOME – Addetto-segreteria-2023.
I candidati selezionati saranno invitati a un colloquio conoscitivo che si svolgerà nella sede dello IAI o telematicamente. Nel corso del colloquio è prevista una prova pratica di lingua inglese.
Non saranno inviate comunicazioni ai candidati non selezionati, che ringraziamo fin da ora per l’interesse mostrato.
Il presente annuncio è rivolto ad entrambi i sessi, ai sensi delle leggi 903/77 e 125/91 e a persone di tutte le nazionalità ai sensi dei decreti legislativi 215/03 e 216/03.