Print version

Avviso di selezione per un addetto/a segreteria progetti e convegni

AVVISO SCADUTO

Sommario

  • Ruolo: impiegato/a – addetto/a segreteria progetti e convegni
  • Tipologia contrattuale: CCNL Terziario Distribuzione e Servizi – full time
  • Durata: 12 mesi
  • Inizio collaborazione prevista: indicativamente 1 ottobre 
  • Sede: IAI sede, Roma, Zona Centro Storico - Via dei Montecatini, 17
  • Chiusura del bando: 20 settembre 2022

Principali responsabilità

Nell’ambito delle attività dei suoi programmi di ricerca, lo IAI è alla ricerca di un addetto/a segreteria progetti e convegni  che, rispondendo direttamente a Responsabili di programma, ricoprirà – a mero titolo esemplificativo e non esaustivo - le seguenti mansioni salva la previsione di cui all’art. 2103 Cod. Civ.:

  • fornire supporto ai Programmi di ricerca nell’ambito delle loro attività, coordinandosi con il team scientifico ed amministrativo IAI, con le reti europee di ricerca e con gli interlocutori esterni
  • pianificare ed organizzare eventi in sedi nazionali, europee ed extra europee, incluse attività quali: predisposizione del budget, supporto alla definizione dell’agenda, cura della logistica (sale, catering, viaggi e hotel ecc), rapporti con relatori e fornitori, invio degli inviti e dei documenti di supporto, gestione delle presenze, gestione amministrativa dei rimborsi, supporto alla redazione delle relazioni di sintesi
  • organizzare viaggi
  • curare la documentazione e gli aspetti amministrativi dei progetti, degli eventi e dei viaggi, dal budget alla rendicontazione finale, in coordinamento con l’Ufficio Progetti e l’ Amministrazione
  • curare i contatti con gli interlocutori (sponsor, relatori, partner ecc.)
  • gestire le chiamate in arrivo e l’accoglienza degli ospiti relativi ai Programmi succitati
  • creare e/o aggiornare database quando richiesto
  • coordinarsi con l’Ufficio Comunicazione per la promozione di eventi e progetti.
     

Competenze e qualifiche richieste

  • data di nascita successiva al 1981
  • diploma di istruzione superiore
  • precedenti esperienze in ruoli di segreteria e assistenza congressuale
  • pregressa esperienza professionale in organizzazione di meeting internazionali in località italiane, europee ed extra-europee
  • ottima conoscenza della lingua inglese, scritta e parlata (livello C1/C2)
  • competenze informatiche (sistema Windows e applicativi): Zoom, Bluejeans, Webex, MS Office, piattaforme di mail marketing.

Costituiscono titolo preferenziale

  • Laurea triennale o magistrale, meglio se in Lingue e letterature o Scienze politiche
  • pregressa esperienza professionale in progetti finanziati dall’UE

Completano il profilo

  • Capacità di lavorare in gruppo
  • capacità di lavorare per obiettivi
  • capacità di gestire più progetti contemporaneamente
  • capacità di rispettare scadenze ravvicinate
  • riservatezza, flessibilità, rispetto delle procedure
  • buone capacità di comunicazione scritta e orale.

Cosa offriamo

  • Ambiente di lavoro stimolante 
  • Opportunità di crescita professionale
  • Autonomia operativa
     

Come candidarsi

I candidati interessati sono pregati di far pervenire non oltre il 20 settembre 2022 all’indirizzo placement(at)iai.it la seguente documentazione esclusivamente in formato .pdf:

  • curriculum vitae con esplicita autorizzazione al trattamento dei dati personali ai sensi del GDPR 2016/679
  • breve lettera di presentazione
  • eventuali referenze
  • modulo di consenso al trattamento dei dati personali firmato (download).

Nell’oggetto dell’email dovrà essere indicato: COGNOME – Addetto-segreteria-2022.
I colloqui si svolgeranno a partire dal 26 settembre 2022 nella sede dello IAI o telematicamente. Nel corso del colloquio potrebbe essere prevista una prova pratica.

Non saranno inviate comunicazioni ai candidati non selezionati, che ringraziamo fin da ora per l’interesse mostrato.

Il presente annuncio è rivolto ad entrambi i sessi, ai sensi delle leggi 903/77 e 125/91 e a persone di tutte le nazionalità ai sensi dei decreti legislativi 215/03 e 216/03.
 

Contenuti collegati